2017年计算机二级考试ACCESS复习指导

2017年计算机考试复习工作正在进行中，下面是本站小编整理的2017年计算机二级考试ACCESS复习指导内容，希望可以为大家的复习工作带来帮助!

与设计报表类似，用户也可以采用多种方式创建数据库中的窗体。Access 2003 提供了9种创建窗体的方式。如下图的【新建窗体】对话框列出的示。

　　1. 窗体设计概述

⑴ 工具栏

⑵ 工作区

⑶ 工具箱

⑷ 属性窗口

⑸ 字段列表

　　2. 使用自动创建窗体向导创建窗体

在Access 2003 中，表是由字段和记录构成的。类似地，窗体的基本构件就是“控件”。控件比构成表的字段和记录更灵活些，它能包含数据，运行一项任务，或是通过添加诸如直线或矩形之类的图形元素来强化窗体设计，还可以在窗体上使用许多不同种类的控件，包括复选框、矩形块、文本框、分页符、选项按钮、下拉列表框等。

自动创建窗体向导创建的窗体包含窗体所依据的表中的所有字段的控件。当字段显示在窗体中时，Access 2003 会给窗体添加两类控件：文本框和标签。

⑴ 纵栏式窗体

在纵栏式布局中，每次仅能看到一个记录。文本框及所附标签并排显示在两栏中。标签显示在每个文本框的左面并标识文本框中的数据。

⑵ 表格式窗体

在表格式布局里，标签显示于窗体顶端，而各字段的值则出现在标签下方的表格里，而且可同时显示多条记录。

⑶ 数据表窗体

数据库表布局同样以行和列的形式显示数据，所以窗体类似于在数据表视图下显示的表，纵栏式和表格式布局中的一些窗体格式在数据表布局里无法使用。相对于数据表视图而言，数据表窗体具有自定义的窗体方式。

　　3. 使用窗体向导创建窗体

使用窗体向导来创建窗体，格式将比自动创建窗体要丰富一些。

首先选择新建窗体中的【窗体向导】，可确定要使用的表。

确定窗体上使用哪些字段。

　　4. 使用图表向导创建窗体

以上所创建的窗体，大都以数据形式为主。为了使窗体更形象，或为了特殊需要，可以使用图表向导来创建带有图表的窗体。

窗体的功能

窗体和报表都用于数据库中数据的维护，但两者的作用是不同的。窗体主要用来输入数据，报表则用来输出数据。具体来说，窗体具有以下几种功能：

◆ 数据的显示与编辑 窗体的最基本功能是显示与编辑数据。窗体可以显示来自多个数据表中的数据。此外，用户可以利用窗体对数据库中的相关数据进行添加、删除和修改，并可以设置数据的属性。用窗体来显示并浏览数据比用表和查询的数据表格式显示数据更加灵活，不过窗体每次只能浏览一条记录。

◆ 数据输入 用户可以根据需要设计窗体，作为数据库中数据输入的接口，这种方式可以节省数据录入的时间并提高数据输入的准确度。窗体的数据输入功能，是它与报表的主要区别。

◆ 应用程序流控制 与VB窗体类似，Access 2003 中的窗体也可以与函数、子程序相结合。在每个窗体中，用户可以使用VBA编写代码，并利用代码执行相应的功能。

◆ 信息显示和数据打印 在窗体中可以显示一些警告或解释信息。此外，窗体也可以用来执行打印数据库数据的功能。

　　使用设计视图创建窗体

在创建窗体的各种方法中，更多的时候是使用设计视图来创建窗体，因为这种方法更为灵活直观。

其一般步骤是打开窗体设计视图、添加控件、控件更改，然后可以对控件进行移动、改变大小、删除、设置边框、阴影和粗体、斜体等特殊字体效果等操作，来更改控件的外观。另外，通过属性对话框，可以对控件或工作区部分的诸如格式、数据事件等属性进行设置。

下面以【订单】表为例，使用设计视图创建一个简单窗体。

再看一例：创建“雇员销售窗体”

下面是创建的窗体：

之前建立的订单及明细查询

　　创建子窗体

如同存在子报表一样，也有子窗体。子窗体是指在一个窗体中插入的窗体。将多个窗体合并时，其中一个窗体作为主窗体，其余作为子窗体。主窗体和子窗体一般有三种关系：

◆ 主窗体中多个子窗体的数据来自不相关的记录源。在这种情况下，非结合型主窗体只是作为多个子窗体的集合。

◆ 主窗体和子窗体数据来自相同的数据源。

◆ 主窗体和子窗体数据来自相关的数据源。

当子窗体只显示与主窗体相关的记录时，意味着主窗体和子窗体是同步的。要实现同步，作为窗体基础的表或查询与子窗体的基础表或查询之间必须是一对多关系。作为主窗体基础的表必须是一对多关系中的“一”，而作为子窗体基础的表必须是一对多关系中的“多”。

下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。

　　1. 排序与分组

所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。

在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容，则在下部出现【组属性】区域。

系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。

◆ 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。

◆ 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。

◆ 分组形式 选择值或值的范围，以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。

◆ 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。

◆ 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。

下面对不同的分组情况进行介绍：

⑴ 按日期/时间字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

◆ 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。

◆ 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。

◆ 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。

◆ 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。

◆ 日 按照同一天的日期对记录进行分组。

◆ 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。

◆ 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。

⑵ 按文本字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

◆ 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。

⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。

◆ 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。

⑷ 设置排序与分组的步骤

在对报表中的数据分组时，可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。

　　2. 子报表

子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。

一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系：

◆ 一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。

◆ 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。

◆ 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。

使用向导创建报表

创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。

　　新建报表：

选择表和字段

按学分分组：

按课程ID排序：

选择报表布局：

选择报表样式：

确定报表标题：

运行报表结果：

　　3. 自动创建报表及图表向导

⑴ 自动创建报表

报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。

⑵ 自动创建图表

如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。

新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：

选择图表数据所在字段：

选择图表的类型：

指定图表的布局：

指定图表的标题：

运行图形报表，得到结果图：

　　4. 标签向导

标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。

　　5. 使用报表设计视图

下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。

启动【新建报表】：

报表设计工作区如下：

⑴ 向报表工作区添加控件：

报表中的`每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种：

◆ 绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。

◆ 非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值，不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。

◆ 计算控件 计算控件是建立在表达式(如函数和计算)基础之上的。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。

用户可以在设计视图中对控件进行如下操作：

◆ 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。

◆ 通过按Del键删除控件。

◆ 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。

◆ 利用属性对话框改变控件属性。

◆ 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。

◆ 对控件增加边框和阴影等效果。

向报表中添加非绑定控件，可通过从【工具箱】中选择相应的控件，拖动到报表上即可。

向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。

在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。

使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下：

◆ 在设计视图中打开报表。

◆ 创建或选定一个非绑定的【文本框】。

◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。

◆ 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。

◆ 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。

◆ 单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。

◆ 双击计算中使用的一个或多个字段。

◆ 输入表达式中的其他数值，然后【确定】。

⑵ 控件的更改和设置

更改控件的方法通常有两种：即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。

⑶ 在报表中添加节

为了使报表更易于理解，可将报表分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节：“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，选择【视图】|【报表页眉/页脚】，可增加两个节：“报表页眉”、“报表页脚”。

报表的节也具有属性，不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色;但所有其他的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。

⑷ 属性设置

除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外，还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件，在弹出的快捷菜单中选择属性。

⑸ 保存报表

在对报表进行修改后，单击工具栏中的【保存】，就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮，就可以保存报表。

　　6. 用报表设计视图创建报表

下面通过实例说明设计报表的步骤：

⑴ 打开相应数据库，新建报表，选择【设计视图】、选择【订单】表。

⑵ 添加相应字段到报表设计主体区内。

⑶ 添加页面页眉和页面页脚

其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。

⑷ 保存运行得到结果

　　7. 报表属性

下面是报表的属性窗口，该对话框有五个选项卡，分别是：【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。

如果没有用设计视图打开报表，而是选中一个报表后，单击工具栏上的【属性】按钮，则将会弹出另外一种报表属性对话框。

　　8. 使用报表快照

Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有扩展名的独立文件，包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是，不需要照相复制和邮寄印制版本，接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。

为了查看、打印或邮寄一个报表快照，用户需要安装“快照取景器”程序，它是一个独立的执行程序，它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下，当用户第一次创建一个报表快照时，Access 2003就自动安装了“快照取景器”。通过电子邮件发送

　　预览及打印报表

　　1. 预览报表

单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮，选中所需预览的报表后，单击工具栏中的【预览】按钮，即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多，一页容纳不下，在每页的下面有一个滚动条和页数指示框，可进行翻页操作。

　　2. 报表打印

打印报表的最简单方法是直接单击工具栏上的【打印】按钮，直接将报表发送到打印机上。但在打印之前，有时需要对页面和打印机进行设置。

　　创建查询报表

报表可以看成是查看一个或多个表中数据记录的方式，这个概念是所有报表的基础。前面已介绍了单个表的报表输出，而通过查询报表可以从多个表中收集用户想要的数据。这时，创建报表必须选择【查询或表】并把字段显示在报表上。除非希望在报表上看到单个表的所有记录，否则就要把报表绑定到查询上。可以说，如果希望在多个表中访问数据来产生报表，唯一的方法是将报表和查询绑定在一起。

⑴ 创建查询

⑵ 创建报表并与一个查询绑定

⑶ 设计查询报表

⑷ 美化查询报表

　　创建多列报表

Access 2003 还提供了一种称为“多列报表”的报表，这种报表能够定义报表的各个部分，从而使用一个页面上能打印出多列数据来。它通过一个页面设置对话框来创建。