大学生考证：全国计算机二级Access考试技巧

　　一、排序记录

一般情况下，在向表输入数据时，人们不会有意安排输入数据的先后顺序，而是只考虑输入的方便性，按照数据到来的先后顺序输入。例如，在登记学生选课成绩时，哪一个学生的成绩先出来，就先输入哪一个，这符合实际情况和习惯。但若要从这些杂乱的数据中查找需要的数据就不方便了。为了提高査找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法是对数据进行排序。

　　1.排序规则

排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。排序时可按升序，也可按降序。排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：

(1)英文按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。

(2)中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。

(3)数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序吋从大到小排列。

(4)日期和时间字段，按日期的先后顺序排序，升序时按从前向后的顺序排列，降序时按从后向前的顺序排列。

排序时，要注意以下几点：

(1)对于文本型的字段，如果它的取值有数字，那么Access将数字视为字符串。因此，排序时是按照ASCII码值的大小排列，而不是按照数值本身的大小排列。如果希望按其数值大小排列，则应在较短的数字前面加零。例如，希望文本字符串“5”、“6”、“12”按升序排列，如果直接排列，那么排序的结果将是“12”、“5”、“6”，这是因为“1”的ASCII码小于“5”的ASCII码。要想实现所需要的升序顺序，应将3个字符串改为“05”、“06”、“12”。

(2)按升序排列字段时，如果字段的值为空值，则将包含空值的记录排列在列表中的第1条。

(3)数据类型为备注、超级链接或OLE对象的字段不能排序。

(4)排序后，排序次序将与表一起保存。

　　2.按一个字段排序

按一个字段排序记录，可以在“数据表”视图中进行。

例2.31 在“学生”表中，按“学生编号”升序排列。操作歩骤如下：

(1)用“数据表”视图打开“学生”表，单击“学生编号”字段所在的列。

(2)单击工具栏中的“升序”按钮。

执行上述操作步骤后，就可以改变表中原有的排列次序，而变为新的次序。保存表时，将同时保存排序结果。

　　3.按多个字段排序

在Access中，不仅可以按一个字段排序记录，也可以按多个字段排序记录。按多个字段进行排序时，首先根据第一个字段按照指定的顺序进行排序，当第一个字段具有相同值时，再按照第二个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。按多个字段排序记录的方法有两种，一种是使用“数据表”视图实现排序，另一种是使用“筛选”窗口来完成排序。

例2.32 在“学生”表中按“性别”和“年龄”两个字段升序排序。使用“数据表”视图进行排序的操作歩骤如下：

(1)用“数据表”视图打开“学生”表。选择用于排序的“性别”和“年龄”两个字段的字段选定器。

(2)单击工具栏中的“升序”按钮。

从结果可以看出，Access先按“性别”排序，在性别相同的情况下再按“年龄”从小到大排序。因此，按多个字段进行排序，必须注意字段的先后顺序。

若要取消对记录的排序，则将鼠标指向记录内容后单击鼠标右键，然后从打开的快捷菜单中选择“取消筛选排序”命令即可。

使用“数据表“视图按两个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一种次序排序，而且这些字段必须相邻，如果希望两个字段按不同的次序排序，或者按两个不相邻的字段排序，就必须使用“筛选”窗口。

例2.33 在“学生”表中先按“性别”升序排列，再按“入校日期”降序排列。操作步骤如下：

(1)用“数据表”视图打开“学生”表。单击“记录”菜单中的“筛选”命令，然后从级联菜单中选择“高级筛选/排序”命令，打开“筛选”窗口 。

“筛选”窗口分为上、下两部分。上半部分显示了被打开表的字段列表。下半部分是设计网格，用来指定排序字段，排序方式和排序条件。

(2)用鼠标单击设计网格中第1列字段行右侧的向下箭头按钮，从打开的列表中选择“性别”字段，然后用同样的方法在第2列的字段行上选择“入校日期”字段。

(3)单击“性别”的“排序”单元格，单击右侧向下箭头按钮，并从打开的列表中选择“升序”;使用同样的方法在“入校日期”的“排序”单元格中选择“降序”

(4)单击工具栏上的“应用筛选”按钮，这时Access会按上面的设置排序“学生”表中的所有记录。

在指定排序次序以后，单击“记录”菜单中的“取消筛选/排序”命令，可以取消所设置的排序顺序。

　　二、替换数据

在操作数库表时，如果要修改多处相同的数据，可以使用Access的替换功能，自动将査找到的数据更新为新数据。

　　1.替换指定内容

在Access中，通过使用“査找和替换”对话框可以在指定的范围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容。

例2.30 査找“教师”表中“政治面目”为“团员”的所有记录，并将其值改为“党员”。操作步骤如下：