外贸英语函电的特点

以下是本站小编收集整理的外贸英语函电的特点和商务英语邮件写作的注意事项，希望能帮助到你。

　外贸英语函电的特点

　　( 一) 语言规范化

随着对外贸易的日益频繁, 外贸函电的语言越来越规范化, 不仅要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯,而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用, 也更为明确。

　　(二)内容简明化

外贸函电要写得生动、具体和明确, 特别是要求对方做出明确反映的信函, 或是答复对方提出的要求和问题的信函, 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、明明白白, 毫无艰涩难懂之处, 使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

　　( 三) 态度礼貌化

写信要有理有节, 注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免命令和粗鲁做到不卑不亢、得体脱俗, 既尊重国际贸易的习惯, 又维护本国利益, 同时还要体谅对方, 要顾及对方的要求、愿望和感情等, 着重正面地、肯定地谈问题, 尽量避免否定地谈问题。

　　(四)格式规范化

外贸在长期的发展中, 逐步形成了许多约定俗成的同时规范化的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体,具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起, 其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务, 用词用语约定俗成, 符合国际惯例, 规范化，为世界各国商务人员所公认与接受。

1. Write a meaningful subject line “主题”要有意义

在把你的邮件发送出去之前，你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊，或者主题栏是空的话，那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。

我们来看一个例子：

Subject: Important! Read Immediately!!!

简评：你认为很重要的事情在别人看来却未必如此，你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢，且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息)，让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改：

Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

简评：如果你的邮件内容真的.很重要且紧急，那么不妨把主题写得具体些，同时，尝试主题首字母大写，这样可以引起对方的重视。

2. Identify yourself clearly 选择一个专业的邮箱地址

试想一下，假设你是会议的主办方，在会议开始的前一天，你收到这样一封邮件：

To: Bruce Blinderson

From:

Subject: [Blank]

Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

简评：收到这样一封邮件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何许人也?这封邮件可以这样改：

To: Bruce Blinderson

From:

Subject: Conference absence, Sept. 10

Dear Mr. Bruce,

This is Morris Ponsybil from…

简评：这封邮件的邮箱地址更专业，收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。

3. Distinguish between formal and informal situations 语言风格得当

邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事，那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 ：P 等)，缩写(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性，增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司，或者不太熟的客户，那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。