2017最新秘书资格考试攻略

2017年秘书考试预计在7月中旬了，还没准备的同学需要开始复习了。下面yjbys小编为大家分享一些秘书资格考试资料，希望对大家考试有帮助。

　　一考试资料

　　秘书三级技能一般出题范围

一、秘书三级比较容易出情景题的范围有：

1、签字仪式

2、引导会议

3、商务旅行

4、工作计划

5、市场调查报告

二、比较容易出实务拟写题的范围有：

1、招标书

2、开业典礼。准备工作的9项要写全;参加典礼的四类人要指出;典礼的7项步骤要写全。

3、信息发布会，准备工作的8项要写全

4、工作计划

5、办公用品采

6、办公耗材库存

7、办公环境管理

8、信息开发中的剪报。要写出定义、特点、优缺点和步骤

9、信息编写。要写出定义、要求、步骤和类型

　　传真机日常使用常识

一、使用环境

传真机要避免受到阳光直射、热辐射及强磁场、潮湿、灰尘多的环境或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用并且要拔去电源及电话线以免雷击造成传真机的损坏。

二、放置位置

传真机应当放置在室内的平台上，左右两边和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。

三、不要频繁开关机

因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。

四、尽量使用标准的传真纸

请参按传真机说明书，使用推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色?造成复印或接收的文件不清晰。

五、不要在打印过程中打开合纸舱盖

打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖。如果真的需要必须先按停止键以避免危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。

　　六、定期清洁

要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。而扫描仪的部分，如CCD或CIS以及感热记录头，就比较麻烦，因为这个部分在传真机的内部，所以需要工具的帮忙。一般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。

　　部分例题

背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

　　一、 便 条

钟苗：

江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。

谢谢。

行政经理 苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、说明接待计划的三项内容：

(1)接待规格

(2)日程安排

(3)经费列支

2、人员安排中计划中应写明

(1)主要陪同人员

(2)主要工作人员

(3)住宿地点、标准、房间数量

(4)宴请时间、地点、标准、人数

(5)会见、会谈地点、人数、参与人员

3、日程安排计划：

(1)日期、时间、地点

(2)活动内容

(3)陪同人员

4.接待经费计划(列支)：

(1)工作经费

(2)餐饮费

(3)住宿费

(4)交通费

(5)参观费

(6)其他不可预见费用

　　二、备忘录

发自：行政经理 苏明

发给：秘书 钟苗

日期：2003.11.21

内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。

参考答案：

我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是：

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

　　三、便 条

钟苗：

一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理 苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、登记：

(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

(2)登记分为两种类型：

①总括登记，对存储信息按批分类登记

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记

(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

(3)编码的两种方法：

①顺序编码法：按信息发生的先后顺序或统一标准编码

②分组编码法：利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。