信息技术项目档案归档应用方法

通过信息技术手段实现技改项目档案实时收集和管理、在线归档、归档在线监控、收集流程化管理，提升企业技改项目档案的管理水平，实现企业档案业务的管理创新。下面是小编为大家分享信息技术项目档案归档应用方法，欢迎大家阅读浏览。

　　一、信息技术在技改项目档案归档中的应用目标及特点

通过信息技术手段实现技改项目档案实时收集和管理、在线归档、归档在线监控、收集流程化管理，提升企业技改项目档案的管理水平，实现企业档案业务的管理创新。

信息技术在技改项目档案归档中的应用具有以下特点：

1.研究技改项目档案业务，理顺各职能管理要素之间的逻辑关系，通过技改项目档案收集管理系统，将复杂的归档要求进行任务分解，实现档案文件收集的实时、有效和规范。

2.实现系统与实际技改项目档案归档业务对接，结合实际业务，制定档案归档任务，进行任务分解，落实每一项任务的责任部门。

3.制订一套通用的技改项目档案归档收集模板，实现企业各项目档案归档任务计划快速建立，各业务部门按照归档任务计划实现档案文件快速在线归档。

4.实现归档流程的在线审批，公司领导、型号总师、业务部门领导、相关工作人员、档案管理人员都可以实时查看项目档案文件收集情况，系统以图表的形式显示完整率和归档率。

　　二、信息技术在技改项目档案归档中的应用前景及效益

本研究技术内容是中航工业集团公司以新科学管理为指导的管理创新推进整体思路的有力支撑，其应用模式将研究过程与实践过程紧密结合，采用的归档任务分解及流程审批方法已经过多家公司实践验证，具有很强的实用性和一定的普适性，在大中小型企业及研究院所进行推广应用，均可获得好的应用效果。

本研究中设计了一套涉及多类项目的档案文件收集模板，档案管理人员根据实际技改项目文档要求，选择模板，制定归档任务计划，将各个阶段任务进行分解，指定每项任务责任部门、协助部门、归档时间、负责人等。相关业务部门按照归档任务要求进行档案文件的归档。

作为中航工业数字档案馆建设的一部分，目前已经应用到中航工业的多家单位，包括中航工业综合所、南京机电液压中心、贵州红林机械有限公司、第一飞机设计研究院、成飞、陕飞、哈飞等单位，同时在中国商飞也得到了应用。

为企业带来的效益：研究针对航空行业各企业基础设施建设、设备采购升级、重点型号研究、重大项目科研设计所形成的基建、设备和项目档案文件实行流程化管理，在线监控各企业技改项目档案文件归档情况，彻底改变技改项目档案文件传统的管理手段和方式，提高工作效率、节省成本、缩短工作周期、提高档案利用率，以适应现代信息化、网络化管理的要求。

本研究能将技改项目的基建、设备、科研等项目关键节点的档案文件收集情况管理起来，能够追踪档案文件的收集情况。将收集情况通过网络发布，实时查看项目档案完整率/归档率情况，达到促进各责任单位积极工作、提高技改项目档案文件收集效率的目的。

　　三、信息技术在技改项目档案归档中的应用过程和实践案例

各单位的技改项目档案的收集和管理具有通用的.业务需求，并存在着共性问题。鉴于此，金航数码科技有限责任公司的项目团队在基于中航工业西飞对技改项目档案的管理要求，并调研了中航工业其他厂所对技改项目档案管理的需求后，形成设计方案并展开软件的研发和测试，首先在西飞试点实施，在实施过程中逐步完善，最终满足西飞对技改项目档案收集和管理的要求，后续又对多家单位进行了实施，都取得了较好的应用效果。

在西飞的档案项目实施过程中，主要实现了以下几方面功能：

一是技改项目档案归档任务发布。档案管理员创建技改项目的基建、设备等项目的三层管理模板，即工程—项目—文件，将实际的技改项目按工程项目分解，分解到具体的设备，调用系统内置的设备归档模板，并根据实际情况在此基础上进行调整。档案管理员在归档模板上将任务分解到具体的责任部门并进行任务发布。

二是技改项目档案归档任务执行。归档部门责任人可以在线查看本部门所负责的技改项目中的归档文件信息，并按照要求整理归档文件准备归档。

三是技改项目档案归档率设置。各单位的归档责任人将整理好的归档文件移交给档案管理员，档案管理员核对归档文件信息，并进行归档文件的确认工作，系统自动算出归档率。

四是技改项目档案归档情况展示。公司领导通过档案网站在线查看技改项目档案的归档完成情况，通过柱图、表格、进度条等方式来查看工程或项目的进展程度、归档率等信息。西飞的项目案例表明，通过信息化手段解决了档案部门收集技改档案难的问题，解决了归档部门不清楚归档文件范围以及归档不及时的问题，解决了公司领导对技改档案归档情况监控不到位等问题，提高了技改项目档案归档的工作效率，实现了对技改项目档案归档工作的有效管控，达到了西飞用户对技改项目档案归档管理要求的目标。

　　四、结束语

国家以及各个行业都出台了有关档案管理的法律法规，都突显了档案管理工作在企业中的重要性，本研究论述了如何通过技术手段实现技改项目档案的收集和管理，但再好的信息化手段也离不开企业的重视以及管理要求，因此，加强企业对技改项目档案管理的重视和出台相应的管理要求，是保障技改项目档案归档和管理得以顺利实施的重要条件。综上所述，企业只有高度重视技改项目档案管理工作，应用有效的信息化管理工具对技改档案进行全过程管理，才能确保技改项目档案归档和管理的规范，才能为今后企业的重大决策和改革提供有效依据。