原材料采购跟单方法

跟单员需要在预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的压力;另一方面可及时掌握供应商能否按期交货或能否交够所需数量等情况的第一手资料，从而尽快采取相应措施。催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料(零部件)，以使企业的经营成本降低。

　　(一)催单的'方法

催单的方法主要有按采购单跟催和定期跟催两种。

1.按采购单跟催

按采购单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。通常采用以下方法：

(1)联单法。将采购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

(2)统计法。将采购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

(3)跟催箱法。制作一个30个格子的跟催箱，将采购单依照日期顺序放入跟催箱中，每天跟催相应采购单。以上方法的目的是保证跟单员不因工作繁忙而遗漏重要事项。

(4)计算机提醒法。利用微软Outlook系统中的日历安排计划功能，将每月需要办理的催单事项，输入日历，每天上班开机，打开OuTL00K系统，它会自动提醒跟单员当天需要办理的事项。

2.定期跟催

于每周固定时间，将要跟催的采购单整理好，打印成报表定期统一跟催。

　　(二)催单的规划

1.一般监控

倘若采购的原材料为一般性、非重要性的商品，则仅作一般的监控即可，通常仅需注意是否能按规定的期限收到检验报表，有时可用电话查询实际进度。

2.预定进度管理时间

对于较重大的业务，跟单员可在采购单或采购合同中明确规定，供应商应编制预定进程表。

3.生产企业实地考察

对于重要原材料(零部件)的采购，除要求供应商按期递送进度表外，跟单员还可以实地前往供应商生产企业进行实地考察。此项考察，应在采购单内明确约定，必要时可派专人驻厂监督。

　　(三)催单的工作要点

跟单员要进行有效的催单，必须要做好交货管理的事前规划、事中执行与事后考核。具体如下：

1.事前规划。具体包括：(1)确定交货日期及数量;(2)了解供应商生产设备利用率;(3)供应商提供生产计划表或交货日程表;(4)提高供应商的原材料及生产管理;(5)准备替代来源。

2.事中执行。具体包括：(1)了解供应商备料情况;(2)企业提供必要的材料、模具或技术支援;(3)了解供应商的生产效率;(4)加强交货前的催单工作;(5)交货期及数量变更的通知;(6)企业尽量减少规格变更。

3.事后考核。具体包括：(1)对交货迟延的原因进行分析并做好对策措施准备;(2)分析是否需要更换供应商;(3)执行对供应商的奖惩办法;(4)完成采购单后对余料、模具、图纸等收回及处理。