办公自动化系统的设计

随着信息技术的不断发展，原有的办公管理模式已经渐渐表现出诸多不便和不利的因素，而办公自动化已经成为一种必然的趋势。下面是YJBYS小编为大家搜索整理的关于办公自动化系统的设计，欢迎参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

　　一、办公自动化系统概述

　　1、办公自动化

随着计算机技术的发展，数据库技术的应用为人们提供了很多非常便利的办公功能，从而使得工作更高效地进行。办公自动化，英文全称Office Automation，简称OA，它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动提高工作效率和工作质量。互联网技术与数据库技术的产业信息化，管理现代化，科学化已经成为行业发展的重要课题。

　　2、系统开发的意义

多年以来，人们对以纸质文件为中心的传统办公方式的弊病日显突出，传统办公方式的特点决定了部门内部及各部门之间彼此孤立，一旦该部门的工作出现错误，其下一部门就无法正常工作。另外，传统办公方式含有大量重复性劳动行为。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。因此，开发和运用办公自动化有其独特的优势。不仅如此，办公自动化可以和一个单位的业务结合的非常紧密，甚至是定制的，从而极大得方便了部门领导的管理和决策。

　　二、办公自动化的系统分析

系统分析的目的是将用户的需求及其解决方法确定下来，系统分析所确定的内容是今后系统设计、系统实施的基础。

　　1、系统组织机构分析

组织结构是在管理工作中进行分工协作，在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系。组织结构表明了组织各部分排列顺序、聚散状态、联系方式、空间位置以及各要素之间相互关系的一种模式，是整个管理系统的“框架”。经过长时间对组织机构细致的调查研究，办公自动化的系统组织机构主要包括主控室、办公室、分管处室、人事部、财务部等。

　　2、系统数据流程分析

数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、加工处理和存储等的'分析。数据流程分析是把数据流动情况抽象地独立出来，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。数据流程图是管理信息系统开发的主要工具，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。数据流程图中各个符号的含义如图1所示：

　　三、办公自动化的系统设计

　　1、设计原则

第一、经济实用性原则;在不影响系统性能的基础上，一切从用户出发，达到经济与实用双赢的效果。整个系统的建立充分考虑到实际业务操作的实用性和响应速度。第二、实时性原则;办公自动化系统的开发与运用要做到确保数据的及时性和有效性。第三、可扩展性原则;办公自动化系统的开发要根据不同的需要要保证硬件的可扩展性与软件的可扩展性。第四、安全性原则;办公自动化系统的开发要加强操作权限的设置与管理，确保系统安全可靠。第五、先进性原则;办公自动化系统的开发要保证应用成熟的网络技术、软件开发技术、计算机技术，为用户提供高性能的系统。第六、要做到办公自动化系统的易用性原则与实用性原则相结合。

　　2、系统设计简述

　　1.登录模块

本系统中对于登录模块的设计是供企业内部员工使用，要经过授予登录的“姓名”和“密码”后你才能安全登录。用户输入自己的“用户名”和相匹配的“密码”后，对登录的用户的身份进行验证才能成功。

　　2. 收/发文管理模块

该模块总功能大体分为四部分：分为建立发文、浏览发文、删除发文、查看详细内容等模块组成。

(1)建立发文子模块。本模块的设计是用户单击功能菜单栏中的“收/发文管理”便可选择二级菜单了，在二级菜单中显示“建立发文”和“浏览发文”，主页中会显示“新建发文”。通过对这一环节的设计用户完成了公文撰写后，可以“提交”，要是对新建发文不满意可“重置”。

(2)浏览发文子模块。单击“浏览发文”进入三级菜单，用户可选择“发件箱”浏览“发文”，用户可清楚的看到发送的所有“发文”，这有利于发件人了解是否有遗漏。通过对于这部分的设计要做到显示：“ 状态”、“发文主题”、“发送人” 、“接收时间”及“操作”。

(3)删除发文子模块。删除发文子模块有以下几个功能;第一、发问者对错误发文进行删除;第二、发文者对已发无用的文件进行删除;第三、收文者对已收文件进行删除等功能。

(4)查看详细内容。这一步要做到发文者可以查看所发文件的详细内容，同时也要做到收文者能够详细的查看文件。当然，第二部是中心环节。

总之，办公自动化系统的设计与开发是一项庞大的工程，由于某些限制原因，作者在这里就不再进行细化与全面的阐述;希望办公自动化相关使用单位根据相关需要进行具体的设计与开发。