常见公文写作注意事项
（一）通知
1．文种特征
通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。通知的使用范围最广、使用频率最高。
按照通知的内容及作用分为以下四类：
（1）指示性通知。主要是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，作出相应的指示时使用的通知。
（2）转文性通知。上级机关向下转文，必须标注主送机关，说明转文目的，并对受文机关提出执行要求。具体分为批转性通知、转发性通知和发布性通知。
（3）事务性通知。用来传达、安排事务性工作的通知。如会议通知、机构变动通知，更改名称通知、启用印章通知等。
（4）任免通知。上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项的通知。
2．结构模式
（1）标题。通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。
（2）主送机关。要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。
（3）正文
a．指示性通知大致由发文缘由、通知事项、通知尾语（特殊表述可不用尾语）构成。
b．转文性通知主要分二种写法，一是简写式，直接写明转文的原因，依据或目的，提出转文的一般性要求。二是繁写式。在简写式的基础上，强调二点，一是被转公文所涉及工作的重要性，二是对贯彻执行被转公文提出更为具体的要求。
c．事务性通知。大致由通知的背景、根据及目的，通知的事项，通知的尾语三部分组成。
d．任免通知。大致由任免依据和任免事项二部分组成。
（二）报告
1．文种特征
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种公文。
报告可依据不同的标准进行多角度划分。按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。
2．结构模式
（1）标题。通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。
（2）报告引据。这部分是报告正文的开头。要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文，其后用冒号、句号均可。
（3）报告事项。这部分是报告正文的主体和核心，要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、深刻的了解。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。
如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交待处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。
（4）结尾。报告的结尾一般有较为固定的结语，常用的有“特此报告”等，要另起一段，独占一行。
3．写作要点
（1）正确把握综合报告与专题报告的侧重点。
写好综合报告，需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系，“事”与“理”的关系。
写好专题报告，要注意一是速度要快，二是内容要专，做到“一事一报”，三是情况要实。
（2）篇幅要简短，用语要精炼。
（3）报告一般采用以下三段式写法：
a．情况——做法——问题（意见）；
b．做法——问题——今后意见；
c．情况——问题——今后意见；
d．情况——原因（责任）——下一步打算；
e．情况——原因——责任及处理意见；
f．情况——问题——建议等。
撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰写质量和效率帮助较大。但要注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。
（三）请示
1．文种特征
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。
请示的适用范围较广，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。各机关都有自己的职权范围，对属于超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。
请示文种的分类比较复杂。从不同的角度，依据不同的标准可以将其分成不同的种类。为方便起见，我们从请示的内容、性质和功用的角度切入，将其分为两大类：一是批准性请示。即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。二是批转性请示。此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。
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